社内でのコミュニケーションツールとして古くから利用されている「社内報」。SNSの普及や働き方の移り変わりによって、今では社内報を印刷する企業も少なくなってきているかもしれません。
しかしながら「紙」で印刷された社内報はスマホなどでSNS等をやっていない人やPCをあまり使用しない人にも読んでもらう事が出来、実用的な情報は社外のお客様にお渡しする事が出来ます。
ではなぜ社内報を作成する企業が少なくなってきているのでしょうか。
今回はそんな「社内報」についてお話をさせて頂ければと思います。
社内報は本当に役にたっている？
社内報を作成する企業が少なくなっている要因として「本当に役に立っているのか」という疑問が挙げられます。
また、印刷用データを作成し、社内の印刷機で印刷を行うという手間が、社内報作成の壁となっているパターンも多く見られます。
・せっかく作っても読んでもらっていない・・・
・記載するネタが無い・・・
・印刷機の空いている時間しか作成が出来ない・・・
・データの作成に時間がとられる・・・
このような悩みがあると、やはり社内報の印刷にはネガティブな印象が先行してしまいます。
中でも読んでもらえない・・・という部分は制作側としてもモチベーションが下がる要因です。
では社内報にはどのような内容が掲載されているのでしょうか。
社内報に掲載されている内容とは
それでは社内報にはどのようなコンテンツがどのような目的で記載されるのでしょうか。
①企業への理解を深めるためのコンテンツ
| ・社長、または経営者様のインタビュー |
| ・社長、または経営者様のコラム記事 |
| ・幹部社員による座談会の様子 |
少々固い内容になってしまいますが、経営者様が普段なかなかお話出来ない思いや、業界に対する考え、社員に向けての思いなど、会社としての方向性や未来に向けたメッセージを、読んだ方に伝達する事が出来るコンテンツとなります。
②自社の製品やサービスの詳細を知るためのコンテンツ
| ・新製品、新サービスの紹介 |
| ・開発、制作部署へのインタビュー |
| ・展示会、イベント出展のレポート |
自社の商品やサービスについて、社員により理解を深めてもらい、お客様へのセールスに活用してもらうためのコンテンツとなります。また制作サイドのインタビューを通じて、苦労した点などの裏話は、なかなか全員が知らない情報となり、制作に関わる方達のアピールポイントにもなります。
③社員同士の情報交換
| ・社員の紹介（休日の過ごし方や趣味、はまっているおススメなど） |
| ・新入社員の自己紹介やアピールポイント |
| ・社員同士のリレー形式のコラム |
普段の業務の中でなかなか交流を持てない部署の方の情報やユニークなポイント等を知る事で、会話のきっかけを生み、新たな交流のきっかけにもなります。また、社員同士のリレー形式のコラムは、「自分が書いたものに対してどのようなコラムを書いてくれたのか」「まだ自分の番には回ってこないが、他の人がどんな感じで書いているのか」を気にする人達が、必ず目を通したくなるコンテンツにもなります。
社内報は紙で印刷する必要がある？
社内報に掲載するコンテンツをご紹介させて頂きましたが、そもそも社内報を紙で印刷して配布する必要はあるのでしょうか。
◆社内報を紙で印刷するメリット
SNSやデジタルメディアが主流の中、やはり紙には紙の良さがあります。
PCやスマホなどが近くに無い状態でも、ちょっとした休憩中や、少し時間が空いた時など、手にとってゆっくりと目を通すことが出来るのです。
また、製品の案内やサービスの案内、経営者の挨拶が掲載された社内報はお客様へのセールスツールとしても活用出来ます。お客様への定期訪問の際に、何もない状態で訪問するのではなく、社内報をお見せしながら会社の動きをお客様にお伝えする事で新たな会話が生まれるかもしれません。
とはいえ社内に印刷の部署がある場合を除いては、社内報を社内の印刷機で大量に印刷するという事はかなり大変な作業になります。当然印刷用紙の手配や、印刷機のランニングコスト、印刷にかける時間などを考慮していくと、印刷は外注で済ませてしまいたいというのが本音ではないでしょうか。
社内報の印刷を外注する前に知っておきたいポイント
社内で印刷を行う手間を省くために、印刷業者へ外注する場合には知っておきたいポイントがいくつかありますのでご紹介させて頂きます。
①入稿データは「PDF」形式がおススメ。
社内報の印刷用データを作成するソフトは数多くあります。専用のデザインソフトをお持ちでない場合はWordやPowerPointなどのいわゆる「オフィス系」のソフトが最も身近なツールとなります。
しかしながらこれらの「オフィス系」と呼ばれるソフトはPCの環境の影響を受けやすく、バージョンの違いなどの影響で、作成したPC以外の環境で開いた時に、文字化けや改行のズレなどのエラーが起きやすくなります。そこで的確な手順で「PDF」というデータ形式に変換を行う事で、環境の影響を受けにくいデータとして印刷会社へ入稿する事が出来るのです。
②印刷サイズを決めておきましょう。
社内報の最適な印刷サイズはどのようなサイズでしょうか。
一般的なビジネス文書がA4サイズ（210ｍｍ×297ｍｍ）である事を考えると、社内報もやはりＡ４サイズでの作成が最も一般的となります。普段使用しているファイルやクリアファイルにファイリングする時もＡ４サイズの方がしっくりくる場合も多くなります。
掲載する情報量にもよりますが、二つ折りの場合や中綴じの形状の場合でも、最終的な仕上がりサイズがA4になるようにすることで、違和感なく社内報を読むことが出来ます。
③納期の確認をしておきましょう。
印刷物の外注において、事前にしっかりと把握しておかなければならないのが「納期」です。
特に社内報に関してはタイムリーな情報を予め決められたタイミングで配布する事になります。
必要な部数や仕様などを印刷会社に伝え、必要なタイミングに手元に届くようにするには、いつまでに入稿する必要があるのか、を知っておくことで、原稿の作成に関して、いつまでに原稿を集めて編集すればいいのかを把握する事が出来ます。
誤字や脱字のチェックなどもしっかりと行う必要があるため、入稿から完成までのスケジュールは余裕を持った設定がおススメです。
④印刷用紙を決めましょう。
どうせ印刷会社へ外注するのであれば、社内で使用しているコピー用紙ではなく、少し良い紙で印刷をしたいところです。
ただ、あまり特殊な用紙ではなく、一般的によく使用される用紙で、コストを抑える事も必要となります。
上質紙
上質紙とは一般的に使用されている用紙で、なじみの深いコピー用紙とほぼ同等の風合いですが印刷適性が上質紙の方が高いです。
光沢が無く光の反射をしない為、読みやすく文字の多い報告書や書籍などに適しています。
また書き込みの必要な印刷物にお勧めです。
主な用途は報告書、チラシ、取扱説明書、挨拶文、案内状、ポストカード等広く使用されます。
コート紙
コート紙とは折込み広告等チラシとして使われ、非常に身近で毎日のように見かけている用紙です。
両面にコーティングがされており、光沢があるので写真などカラーの再現性にすぐれキレイな仕上りになります。
目立たせたい印刷物にお勧めです。
主な用途はチラシ、リーフレット、パンフレット、会社案内、メニュー、ポスター、小冊子、等もっとも多くの場面で使用されている用紙の1つです。
社内報の目的は「企業の成長」です。
最後になりますが、社内報を作る事は社内の情報交換やコミュニケーションを円滑にするという表面的な効果がありますが、やはり普段の会話や業務の中で伝わりにくい情報や思い、理念を共有出来るという意味では、その先に企業の成長という効果があるのです。
そのためには社内報を作成する「目的」をしっかりと考える必要があります。
しかし定期発行する印刷物には必ず労力も発生します。原稿の作成や編集作業、印刷にいたるまでの労力は「本当に効果が出ているのか・・・？」という疑念に繋がりかねません。
そこで全てを社内で執り行うのではなく、印刷作業などの部分は外注し、スムーズな発行がおススメとなります。
レスキュープリントは法人のお客様に専任担当の営業マンが付き、ご入稿から納品までしっかりとサポートさせて頂いております。
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Profile：
坂下大輔
コピンピア一筋21年。会社随一のアイデアと閃きで、社内外に向けたいくつもの企画を成功に導き社長賞を何度も受賞。知識よりも感覚で仕事をするのが好きで、簡単なデザインならデザイナーに依頼せずに自分で作成してしまうことも。社員旅行では宴会ではしゃぎ過ぎる一面も持ちながら、息子の影響でFC岐阜とお寺巡りにはまっている。日本酒が大好きなのに焼酎が飲めないという変わったお酒好き。