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年度末は「報告書印刷」も繁忙期

年度末は、企業・団体・学校・自治体などあらゆる組織で「報告書」「活動記録」「成果発表資料」「事業計画書」などをまとめる時期です。特に 報告書印刷 は、社内外への提出や配布に必須であり、印刷物の品質や仕上がりは信頼性に直結します。

しかし、年度末は印刷会社への依頼が集中するため、準備不足のまま入稿すると納期遅延や仕上がり不良につながることもあります。特に近年では大手のネット印刷会社でも年度末の報告書関連の案件の受注をストップしてしまうケースがあります。

そこで今回は、年度末に向けて 報告書印刷をスムーズに進めるための準備方法 を詳しく解説します。

印刷準備の流れ

年度末の繁忙期にスムーズに報告書印刷を進めるためには、以下の流れを意識しましょう。

①スケジュールの策定

②印刷会社の選定

報告書を作成するにあたり「中綴じ冊子」「無線綴じ冊子」など希望の製本方法に対応しているか確認しましょう。また、依頼する印刷会社がオフセット印刷専門であったりした場合には少部数の報告書作成をした場合、非常にコストが上がってしまう可能性もあります。必要となる部数と希望の製本の仕様などを正確に伝える事で正確な見積り書を作成してもらう事が出来ます。これまで利用していた印刷会社から変更する場合には昨年まで作成していた冊子を見本としてお渡しすると、より正確な見積りを出してもらえる場合もあります。

③原稿のチェック

1. レスキュープリント110番では事前サンプルの作成が可能です。お気軽にお問い合わせください。 ↩︎

④納品形態の確認

納品の形態に関して、配送を希望する場合にも納期の確認が必要です。地域によっては翌日の配送が不可となる場合もあり、年度末は配送も混み合う可能性があります。また、配送先が複数となる場合には事前に印刷会社へ相談しましょう。原材料費、燃料費の高騰により、数年前よりも配送コストも上がっています。配送を希望する場合には送料の確認もしておくことが重要です。

報告書印刷における製本方法の選び方

当然、報告書は「冊子形式」で仕上げることが多く、製本方法の選択が重要です。代表的な製本方法を比較してみましょう。

上記で二つの製本方法をご紹介しましたが、やはり報告書の印刷は「無線綴じ製本」での印刷が最も一般的となります。無線綴じ製本では見た目の高級感や耐久性、多くのページ数を製本出来るというメリットの他にも「背文字を入れる事が出来る」というメリットがあります。

作成した原稿のページ数から製本の厚みを知りたい場合には下記のコラム内で計算方法を記載しておりますのでご参照ください。

【無線綴じ冊子】背幅の計算方法について

データを入稿する際の注意点

年度末の報告書印刷は、印刷会社にデータを入稿する段階でトラブルが発生しやすいものです。特に大手ネット印刷では、入稿後の修正ができないケースが多いため、事前に細心の注意を払う必要があります。以下では、報告書印刷における入稿時の重要なチェックポイントを整理します。

まず最も基本的なのが ページ数の確認 です。中綴じ冊子の場合は必ず4の倍数で構成しなければならず、例えば38ページでは製本不可となります。

無線綴じ冊子の場合は4の倍数でなくても製本可能ですが、偶数ページで構成するのが望ましく、奇数ページのまま入稿すると「白ページ」が追加されることがあります。年度末の報告書は提出期限が厳しいため、こうした小さな不備が納期遅延につながることもあるため注意が必要です。

また、画像解像度 のチェックも欠かせません。印刷用の画像は300dpi以上が推奨されますが、PowerPointやWordで作成した報告書では、解像度の低い画像がそのまま貼り付けられているケースが多く見られます。また、PDFへの変換の際に画像の解像度が下がってしまっているケースも良くあります。画面上では問題なく見えても、印刷すると粗くぼやけてしまうため、入稿前に画像の解像度を確認し、必要に応じて差し替えることが大切です。

さらに、カラーモードの変換 も忘れてはいけません。RGBのまま入稿すると、印刷時に色味が大きく変わり、写真が暗く見えたり、企業カラーが正しく再現されないことがあります。必ずCMYKに変換してからPDF化することが推奨されます。特に年度末の報告書は「公式文書」としての役割が強いため、色味の不備は信頼性を損なう要因となります。

【入稿まめ知識】どうして画面の色と印刷物の色が違うの?? ~理由と対処法を徹底解説~

PDF入稿の形式 にも注意が必要です。印刷会社によっては「PDF/X-1a」など特定の形式を推奨している場合があります。フォントの埋め込みを忘れると文字化けが発生し、修正不可のまま印刷されてしまうこともあります。必ず「フォント埋め込み」「画像解像度」「カラーモード」を確認したうえでPDF化し、入稿前にチェックを行うことが望ましいです。

ヨクアル質問【何で入稿はPDFなの？】

報告書作成に関するよくある質問

Q1. 印刷費用を抑える方法はありますか？

用紙の種類を一般的な上質紙にする、カラー印刷を必要部分だけに限定し、モノクロのページとカラーのページの内訳を見積り時に伝えるなどでコスト削減が可能です。また、部数を正確に見積もることも重要です。年度末は「余分に印刷しておこう」と考えがちですが、在庫が無駄になるケースも多いため、配布先を事前に確認して必要部数を算出しましょう。

Q2. 大手ネット印刷と地域の印刷会社、どちらを選ぶべきですか？

大手ネット印刷は価格が安く、短納期に対応しやすい一方で、データ不備があっても修正サービスがない場合が多く、失敗するとそのまま印刷されてしまいます。また、初めに述べたように年度末の繁忙期に報告書の印刷の受注、特にレザックの表紙を使用した冊子の受注がストップしてしまうケースが近年見られます。地域の印刷会社は担当者と直接相談できるため、報告書のような重要案件では安心感があります。年度末の繁忙期は特に「相談できる体制」が大きなメリットになります。レスキュープリント110番では専任担当制をとっておりますので、お問い合わせ頂いた時から完成まで同じスタッフが対応いたしますので、安心してご相談頂けます。

Q3. データ入稿後に修正が必要になった場合はどうすればいいですか？

ネット印刷では「入稿後の修正不可」とされるケースが多いため、必ず入稿前に校正を徹底しましょう。地域の印刷会社であれば、担当者に相談して修正対応が可能な場合もあります。年度末は時間が限られるため、修正リスクを減らすために「二重チェック体制」を整えることが重要です。

Q4. 報告書を長期保存する場合、どの製本方法が適していますか？

長期保存を前提とするなら、無線綴じや上製本がおすすめです。中綴じ冊子はページが外れやすく、長期保存には不向きです。特に自治体や学校の記録資料は、数年後に参照されることも多いため、保存性を重視した製本を選びましょう。

Q5. 報告書の表紙デザインで注意すべき点は？

表紙は「第一印象」を決める重要な要素です。タイトルは大きく読みやすく配置し、年度や組織名を明記しましょう。無線綴じの場合は背表紙にもタイトルを入れると管理しやすくなります。表紙のデータを作成する場合、背文字の部分もデータを作成しようとすると難しいものです。レスキュープリントではご指示頂けましたら背文字の作成も無料で行います。お気軽にご相談ください。

冊子印刷のご相談はレスキュープリント110番へ

レスキュープリント110番では、これまで数多くの報告書の印刷をサポートさせて頂いてきました。テレビCMなどでよく目にする大手のネット印刷会社と比較すると規模も知名度も低いですが、しっかりとお客様をサポートし、「相談できるネット印刷会社」として自信を持っています。

「報告書の印刷の予定があるからどこで印刷すれば良いか迷っている。」「毎年依頼していた印刷会社から外注先の変更を検討している」など、些細なことでもお気軽にご相談ください。印刷のプロが、あなたの冊子制作を全力でサポートいたします。

印刷のことなら、レスキュープリント110番にお任せください。あなたの「伝えたい」を、最適なかたちでカタチにします。

店舗でのお引き取りや打ち合わせも可能です

レスキュープリントは岐阜県（岐阜市）と愛知県（名古屋市・一宮市）で合計3店舗を展開しています。東海地区のお客様に関しては店頭にて直接スタッフとご相談、打ち合わせが可能です。最寄りの店舗へお電話頂き、ご来店頂く日時をお伝えいただければスタッフが対応いたします。

尚、配送による全国対応も可能です。お気軽にお問い合わせください。

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Profile：

坂下大輔　
コピンピア一筋21年。会社随一のアイデアと閃きで、社内外に向けたいくつもの企画を成功に導き社長賞を何度も受賞。知識よりも感覚で仕事をするのが好きで、簡単なデザインならデザイナーに依頼せずに自分で作成してしまうことも。社員旅行では宴会ではしゃぎ過ぎる一面も持ちながら、息子の影響でFC岐阜とお寺巡りにはまっている。日本酒が大好きなのに焼酎が飲めないという変わったお酒好き。